周年庆活动策划-从规划到活动落地执行几个重要环节

    周年庆即为企业成立周岁庆典，都是逢五、逢十进行的。即在本单位成立五周年、十周年、二十周年、三十周年以及其的倍数的时候进行。周年庆典不只是一个简单的程序化庆典活动，而是一个企业团体已经步上正轨、茁壮成长的表现。

    怎么样举办一场企业的周年庆呢？从周年庆整体氛围、活动效果、布局排场、出席领导和嘉宾、致辞发言、现场节目等环节，都要力求做到最好的规划，最好的安排。 那么一场成功的周年庆活动，到底如何策划呢？

    广州专业的周年庆策划公司会从活动的场地规划、周年庆的流程上进行创意的建议安排，让周年庆活动可以很好的展示给领导、合作伙伴、公司员工。

第一，从活动概述上理解

    1、背景介绍+发展目标

    周年庆典不止是为了给公司企业庆生，更是为了总结企业发展历程、展望企业未来，所以要在总结的基础上做好过去和现状的梳理，并提出新的发展目标，包括业务、人才、管理、合作等多个维度。

    2、时间的安排

    周年庆时间也不需要严格按照实际的创办日期来定，前后一段时间都可以，但是要记得避开节假日和行业重要节点，方便嘉宾邀约和产生更广阔的影响。

    3、场地的选定

    一场周年庆的活动场地是需要谨慎挑选的。一般来说，公司周年庆场所无非是自家公司场地或者酒店，IT行业，创新行业可能会选择一些创意园作为活动的场地，这取决于活动量级和活动的需求，如果自己场地足够，符合活动要求那么就可以在公司内部的场地举办，搭建相应的场地即可。但如果场地不合适，或者想要更好的效果，那么就可以选择外面的酒店或者租赁其他场地。

    在场地选择上，要考虑以下几个因素：1、交通便利性；2、配套设施，可以安排主会场、外围展示区、展示区、合影区、签到区等等的规划；3、场地是否具备足够的停车空间；4、活动场地容纳人数（考虑课桌式的摆放，还是晚宴圆桌式的摆放）。

    场地最好选择交通位置较好的酒店，方便五湖四海到来的嘉宾，试想一下，周年庆都开始远道而来的嘉宾还堵在酒店不远处的要道上，或者光是找到酒店所在就绕了好几条路，那么嘉宾对于周年庆的印象就大打折扣了。

    周年庆举办前要大致估算下嘉宾和主办方人员，要确保酒店要要足够的活动空间刚好容纳总体人数，选择太大的空间会显得人数冷清，选择太小的空间则显得拥挤。另外选择好场地后，安排专业的策划公司进行场地规划：比如舞台搭建，大屏幕、音响设备、灯光等，如果是酒店原有的设备，就要沟通清楚是否满足活动需求，一般酒店的设备没有专业的人员操控，或者设备很多损坏的，只能试用平时简单会议讲话，但是一场隆重周年庆都是要专业设备和专业的团队去运营执行的。

    由于周年庆外来嘉宾众多，停车位很可能面临不够用的情况，那么要么选择停车场所够大的酒店，要么与物业方协商，在活动当天腾出足够的停车场所，方便嘉宾的到来。

    4、嘉宾

    嘉宾的邀约一定要提前确定，先确定嘉宾名单和候选名单，再逐个联系，一定要沟通好时间、地点，对于要上台致辞的嘉宾也要提前说明。为了传达更好的企业形象，可以邀请政府领导、行业大咖、业界名人、KOL甚至邀请明星、网红站台。各个嘉宾一定要妥善沟通，并安排好机票食宿等问题。另外，有些公司举办周年庆时，会安排两场庆典活动，一场对内，参与人员为员工、渠道商、经销商、合作伙伴等，一场对外，参与对象是媒体和公众。对于这种情况，也要对邀请的嘉宾做好区分和联络。

二、活动策划

    一场完整的周年庆可以包含发布会、签到入场、精彩回顾、未来展望、颁奖盛典、文艺汇演、庆功晚宴等流程，不同流程之间要做好衔接，控制好时长，有序开展。

    周年庆发布会可以安排在庆典活动之前，邀请相关媒体参加，由董事长、总经理等企业高层接受媒体采访，回答媒体提问，并发布通稿为活动预热造势。

    签到入场就是周年庆真正开始了，要安排好接待人员做好引导和服务，比如走红毯、在背景墙签名等，企业高层要做好对重要嘉宾的接待和欢迎，摄影师要负责拍照留念，利于素材存档和企业宣发。

    嘉宾步入会场后，先播放企业宣传片，随后活动准时开始，由主持人上台开场，并隆重介绍到场嘉宾，并邀请主要领导和嘉宾上台致辞，并播放相关PPT等文件，展示公司过去所取得的辉煌成就，畅想接下来的宏伟目标。

    在不同的环节中可以适当穿插暖场节目，歌舞、魔术、沙画、抽奖、相声等，或者融入了企业产品的节目也可以，节目表演可以由外包的专业团队来承包，也可以由公司的内部员工自编自导后上台汇演。

    接下来就可以进行周年庆颁奖盛典，宣布优秀员工、十佳员工、先进事业部、特殊贡献奖等奖项的归属，然后邀请员工代表发表获奖感言，与全场嘉宾分享下自身如何见证公司的成长。

     最后，便是晚宴环节，在迎宾人员的引领下大家入场，随后由董事长等高层致敬酒辞，并宣布晚宴开始，觥筹交错间还可以穿插游戏、抽奖等环节，让现场气氛推向高潮。

    在整场的周年庆活动中，为了打造可以更好的效果，应该注意以下细节。

    1、周年庆要有一个明确的主题，并围绕主题撰写一句主题SLOGAN，活动要紧扣主题来开展，并以此作为活动的重点来宣传。

    2、主持人方面，可以聘请当地的著名主持人，也可以聘请播音主持系的实习生来主持，专业的主持人有着更好的控场能力，能够更好的把握各个流程，并调节现场气氛。

    3、嘉宾邀约时，可以以H5邀请函的形式发放，可以包含活动主题、现场流程、出席嘉宾、酒店路线甚至停车信息，并以酷炫音乐和燃情音乐烘托，显得高大上。

    4、如果预算够，又追求极致效果，那么3D全息投影投影舞台是一个很好的选择。

    5、现场的一些布置细节其实也能加分很多，比如讲塑料瓶装水改成玻璃水瓶的，老套俗气的鲜花改成小型的简单花卉，传统的宣传资料换成环保材料包装，并找审美好点的公司设计排版等。

    6、现场的礼仪人员要着装统一，而且尽量避免那种千篇一律、一股廉价感的旗袍，追求那种有档次然后能让人一眼看出是工作人员的服装，然后要有专业的素养，话术统一，要能帮助嘉宾解决问题。别等媒体人员过来问厕所、出口在哪都不知道，那么整体印象都不会好到哪里去。

    7、活动流程的时间控制一定要设置好。周年庆不是行业交流会，你给到各个领导的致辞稿不要写太长，不然领导念得难受，嘉宾也听的没有耐心，控制在3-15分钟之内，同时要估算各个流程的大致时间，控制好整体时长，尽量不要超过3个小时（不包括晚宴）。

三、活动管理

    活动管理包含物料制作及采购、流程细化及确认、后期总结等。

    物料方面有庆典舞台背景板、周年庆的宣传片、签到处布景板、拱形门、历程墙、户外就有空飘气球、彩旗、指示牌、横幅、海报、周年庆手提袋、庆典文化衫、宣传画册、邀请函、嘉宾礼品、抽奖礼品、会场鲜花、桌椅、易拉宝、展架、通稿、媒体打包材料等。

    现场细化及确认是指要反复思考各个环节的流程是否有疏漏，以及如何分配人员到具体的事务。比如签到、来宾、演员、礼仪、主持人、灯光师、摄影摄像、会场、晚宴等各个部分都要确认流程，并有专人对接，保证现场实施没有差错。比如演员礼仪管理这块，就要找到专人负责演出工作、提前彩排、发放演出流程、乐队人员管理、礼仪人员培训、统一着装等。

    在后期总结上，要做好文字、图片、音频、视频等素材的整理和存档，并做好活动物料的消耗和清点，并对整个活动进行书面的总结报告，分析亮点与不足，最终制作多媒体回顾光盘。

    总之一场周年庆活动是一个精细化管理的过程，不是简单普通的自己公司内部年会，所以一定是需要专业的周年庆策划公司从前期到活动当天的专业执行。

四、应急预案

    在专业的庆典策划公司中，会反复提到“确认执行细节”，这是因为发布会本身及其复杂，包含着很多个细节，而某个细节出现问题，都可能导致庆典产生缺憾。所以需要在活动前和活动中不断发现问题、预防问题、检查问题，避免出现纰漏。

    在庆典前，要进行场地考察，安排专人与场地方进行协调沟通，细致了解会场情况，包括场地大小、应急电源、活动设备、防火通道等，同时要关注当天的天气情况，要针对特殊情况准备备选方案，并建立应急小组。

    在庆典中和庆典后，要有物品保管和人身提示，同时做好重要物料的查验，比如现场设备（包括笔记本电脑）要在前后多次进行检查，确保良好运转，特别是活动文件，要准备好两台笔记本备份，以防意外发生可以及时应对。

    还有用电问题，要保证用电的正常使用，自己亲自做好功率测试，不然现场弄到一半跳闸就很尴尬了，还有现场有没有应急电源，比如所在地区突发停电能不能保证继续供电。又比如PPT翻页笔至少准备两支，打印机要搬到现场等。

五、团队架构

    整个周年庆的筹备要建立相应的团队，挑选组长和各个部分成员，比如会务组、接待组、演出组、宣传组、礼仪组、后勤组、安保组、财务组等，同时各个成员要做好相应的沟通和培训，要明确各组乃至个人的指责分配，保证团队的执行和协作，这样才能为周年庆的完美展开提供基础。

    一场完美的公司周年庆活动并非易事，往往是整个公司无间协作下来的成果，除了好的方案外，精准的执行更是必不可少。只有这样，才能保证优秀方案的成功落地，才能打造卓越的传播效果，才能让企业的良好形象深入人心。