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大型企业晚会活动策划费用预算包括哪些内容?

时间:2020-07-09 09:57   点击:  来源:大型晚会策划公司
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晚会活动策划费用预算

1、晚会活动策划:交通费用
       有些大型晚会活动的宾客来着世界各地,所以可能需要晚会活动策划者来为其提前订购往返活动的航班、铁路、公路或客轮。此外,还有活动期间的交通费,如住宿地至晚会活动场地的交通、晚会活动场地到餐饮地点的交通、晚会活动场地到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

2、晚会活动策划:会议室/厅费用
       具体可细分为:
       (1)晚会活动场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
       (2)晚会活动设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的晚会活动策划公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响晚会的进行。另外,这些活动设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
       (3)晚会活动会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的晚会活动策划服务商协商。
       (4)其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果晚会活动主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业晚会活动策划公司代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、晚会活动策划:住宿费用
       住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于晚会活动而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的晚会活动策划公司通常能获得较好的折扣。
       正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。晚会活动主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、晚会活动策划:餐饮费用
       晚会活动的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于晚会需要及晚会活动目的。餐费费用可能涉及以下内容:早餐、中餐及午餐、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会/舞会、点心、水果及调制色酒等。

5、晚会活动策划:视听设备
       视听设备的预算包括设备本身的租赁费用,通常按天计算;设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让晚会活动策划公司代理。

6、晚会活动策划:演员及节目
       通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

7、晚会活动策划:杂费
       杂费是指晚会活动过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

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