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在做活动策划时必须执行的几件事

时间:2019-11-26   点击:  来源:活动公司
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    对一些不了解这个行业的人来说,在做活动策划时,一定都不知道需要做些什么,下面说下在做活动策划时必须执行的几件事吧。

在做活动策划时必须执行的几件事

一、策划层面
    根据甲方的意图,结合自身的优势,选择时间、地点、形式、规模、参与者等。反复与甲方协商,最终确认。
    1、时间:根据活动的推进节点,和主要人物的时间表,选择日期和时间。
    2、高端商务活动选择五星级酒店或高级会所如突出艺术品位,还可选择设计艺术酒店、画廊、酒吧等如无特殊要求,不推荐户外活动,因为天气因素影响太大可考虑走廊、灰色空间等半室外场地,要求室内方案。
    3、规模:结合甲方的需求,最大类别的品牌推广可以在体育场举行数千场演唱会等形式的一般品牌推广活动。
    4、形式:如果以品牌推广为目标,可以是单向沟通,主要是在舞台上,甲方指定的人员可以进行说教、示范等,也可以增加论坛环节,邀请甲方品牌的相关人员,如学者、媒体人、客户代表等,与甲方品牌的相关人员,如学者、媒体人、客户代表等进行交谈。

二、客户层面
    1、2-4周提前应该提供客户,通过电话,文本消息传送,微通道,微博,APP通知,海报和其他形式的请求最大广度和深度。
    2、活动前一周确认初步客人名单,再次联系客户确认是否来。
    3、在活动前3天确认客人名单,并再次与客户联系以确认是否。
    4、在活动前一天确认最终清单,并再次与客户联系以确认是否。
    5、在当天的嘉宾表示热烈发送短信提示,提醒活动时间,地点,过程,气象,着装要求。

三、执行层面
    1、场地确认:尽早确认场地,签订场地租赁协议。
    2、桌式:大圆桌、小圆桌、大西式长桌(约30人)、小西式长桌(约6人)、桌式、剧场式、u型、后型等。确保桌椅的数量和质量(款式、材料、包装等)符合要求。
    3、准备阶段:确定舞台搭建的大小和高度、地面材料,并在活动前一天完成施工。
    4、舞台背景:LED确认丝网印刷或背景板以确认设计草案中,活动前几天需要确认好,以保证当天顺利制作,安装。
    5、音响设备:确认音响控制台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持式、鹅颈式、头戴式等)、话筒架、电脑等设备在活动开始前5小时到位,并在活动开始前2小时调试完毕。
    6、灯光设备:确认光控制单元,照明架,各种灯,和电源线等设备,在适当位置的情况下,前面的数字五个小时,在事件之前调试两小时。
    7、后台:演员的穿衣、穿衣、等候空间。这项原则是促进上下,不能让演员通过观众来玩,也就是说,在观众看不到的时候。大表演,电梯和东西。
    8、贵宾休息室:如有必要,您需要考虑移动贵宾专线,服务人员,茶和点心,鲜花和其他安排。
    9、车辆:确认贵宾接送,客人车辆路线,停车位,安全指导等问题。
    10、在活动开始前一小时,所有演员都就位,而在活动开始前半小时,所有的化妆都完成了。
    11、欢迎礼节:将在活动开始前两个小时,事件建模前一小时完成。
    12、过程控制:预先编制并下发小结(执行表)给相关人员,模板如下:
    13、可以把舞台监督想象成一个确保舞台上一切按照剧本进行的人,而不是一个主持人出现时却不出现的人。
    14、控制台:每个活动必须有一个“控制台“,一般控制是活动的“总导演“。一般控制并不在现场运行,以找到每个人都能找到你的地方。在正式启动活动之前,甲方的总控制站处于欢迎的位置,毕竟,客户是活动的最重要组成部分。

四、物料方面
    1、活动前1-3天,所有材料制作和安装完毕。
    2、奖金、伴奏:提前完成选择和购买3/7天,事件前2/5小时。
    3、粮食酒:3-7天提前选择完整的菜单,也可在酒店或菜单内容的送茶外其余的,都经过严格的质量检查。 1-2小时,然后将事件的地方。
    4、提供用餐或喝茶时间必须安排至少一人服务,保持桌面整洁,帮助客人取得食物。

五、宣传推广方面
    1、预先选择媒体列表,事先邀请好的媒体记者,并做好登记表格。
    2、书面新闻发布在媒体登记分发。
    3、收集当天或活动后第二天各媒体发布的图片和视频报告。
    4、编写活动摘要。集合活动的结束。

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