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活动策划公司的执行状况应对

时间:2019-06-25   点击:  来源:活动策划公司
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活动策划公司的执行状况应对


   商家跟活动策划公司签订合同之后,活动策划公司就要开始准备活动策划方案的创作及执行活动的相关事宜了。

   一个活动,在选好了地点以后,有宴会的确定宴会菜单,活动会场布置的方面,照明、音响、物料等各种物料要跟活动场地的提供方沟通好活动的时间、进场时间、流程及各项工作的时间,确保没任何的问题与活动有冲突之后,再最终敲定。

   活动地点的布置要重点考虑搬运安装和拆卸设备的时间。必须了解各个环节的并确保所有安排都井井有条,因为各个方面都环环相扣,牵一发而动全身。如果布置工作和娱乐设备的安装需要比较大的空间,那么场地提供方要先空好一个位置出来,计划周详才可以避免无用功。如果预先不进行周详的考虑和计划。那么推动的不仅仅是时间、精力和金钱,有时甚至令人失去耐心。

   如果在召开会议期间要举办一个主题活动,可以从客人离开会议室进入酒店房间时就开始烘托活动氛围。如果是一日轮滑课程,可以为每个房间送去一只儿童轮滑鞋,鞋里装着趣味糖果的一张请柬;如果是水族馆豪华晚宴,可以在房间里甚至是充水的浴缸里摆放充气海豚,让海豚拿着请柬;如果春节的晚会活动,可以设计无数黑暗中闪光的手握着活动的请柬递送给客人。

   在活动中什么突发状况都可能发生,多考虑一些,多想些应付的手段,这样就不至于到了真的出状况之后乱了阵脚,比如以下两种情况,就是对突发状况处置不当造成的后果:

    1、某酒店举行开业典礼,典礼的时间一拖再拖,而且更改时间的通知还是手写的。按时到达的客人透过百叶窗看到了里面什么都没有准备好,于是只好回去了。想让客人刚刚步入会场就感受到欢快的气氛,从而自然而然产生出某种期盼。首先要考虑到:映入客人眼帘的是什么?是否吸引眼球?是否有人专门负责迎宾工作?房间内的一切是否已经准备就绪?还是准备工作尚未完成?房间内的温度如何,太高还是太低?随着到场客人的增加,要对温度进行调整。调低空调的温度时要多久房间的温度才能降下来?

    2、 某活动会场为了表现自己能力,在一次活动中聘请了低于所需的厨师,结果厨房的工作因过急而草率了事也就可想而知。端上桌的大闸蟹还没熟,两壳还没有开,自助餐的食物过于复杂不便食用,取餐的客人排着长队,其他食品准备得又不充足。要避免这种尴尬的状况出现,在活动前就要考虑餐饮是否齐备?食品是否色香味俱全?是否让人产生食欲?是否有足够的服务人员?

   活动策划公司在制定方案的时候,可以召开一个会议,将方案里的所有环节从头至尾过一遍,从活动的嘉宾进场到离场的过程都梳理清楚,是否有哪块环节不够畅顺?哪个环节是否可能出错?如果出现了这样那样的问题,该怎么解决?制定一个突发状况的应急方案出来,方可最大限度的保证在活动中有条不紊。

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