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干货—策划新闻发布会时的注意事项

时间:2020-04-28 10:49   点击:  来源:发布会活动公司
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    新闻发布会是企邀请媒体参加,希望借助媒体的力量对外传播信息,打造企业品牌形象,从而达到一个营销推广的作用,那么在策划召开新闻发布会时的注意事项有哪些呢?

1、确定新闻发布会时间
    要提前确定好新闻发布会的时间,新闻具有时效性和严谨性,一般会选择在上午十点钟左右举办,避开周末和节假日,这样方便嘉宾和媒体到场,新闻发布会活动的时间控制在两个小时左右,正式的发言时间大约一个小时,空出一定的时间留给媒体提问,这些都是一场新闻发布会活动必备的环节,确定时间后,邀请函要在活动开始前两周寄出,这样嘉宾和媒体可以提前合理安排时间。

2、确定新闻发布会发布会场地
    新闻发布会相对于其它的活动较为正式,地点的选择要贴合新闻发布的性质,要着重考虑到交通因素和发布会规模的大小,包括舞台风格、硬件设施、价格等因素,为了不影响新闻发布会的效果,尽量选择会议中心、宾馆等相对正式实用性高的场地。

3、拟定新闻发布会到场嘉宾
    新闻发布会当天会邀约重要及嘉宾,需要拟订详细邀请名单,在名单上要备注有发布会的议程、时间表、举办地点、联系方是谁……这一些都是要准备好的。如果有一些嘉宾有事不能及时到现场,那则要及时调整。
    拟定参会人员名单,新闻发布会不像是大型活动,人越多越好,现场的人员设定要提前安排,包括主办方相关领导、有合作关系的客户嘉宾、相关媒体平台、同行业伙伴,书面邀请函较为正式,也可以做成线上H5类型的,比较重要的嘉宾出席和缺席对发布会影响很大,所以要提前确定好到场嘉宾的人数,合理安排座次。

干货—策划新闻发布会时的注意事项

4、新闻发布会对记者的邀请
    媒体邀请的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。一般邀请的时间一般以提前3到5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。提前做好一切预防的准备,保证发布会活动策划的一切顺利进行。
    一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,必要时如时间现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。
    联系比较多的媒体记者可以采取电话邀约的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃,庄重时可以采取书面邀请函的方式。
    无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉,在新闻发布会之前,重大的新闻内容都不可以透漏出去。
    在记者邀请的过程中必须注意,一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并作出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行回绝。

5、新闻发布会活动布局和分工
    新闻发布会不需要过多的环节和形式,活动现场的布置应以简洁为主,背景板上要包含新闻发布的内容、主题、日期,其中签到板、背景板、邀请函等要设计风格一致,职位高的嘉宾坐席靠前,必要时带上席卡,注明职务和姓名,新闻发言人要有一定的职位,代表公司的形象,可以迅速应对媒体提问环节,要有一定的现场调控能力,现场的工作人员应提前明确好分工,合理安排参会者签到、入座,分发现场宣传资料,维持现场秩序,保证活动发布会现场有条不紊的进行。

6、新闻发布会现场的席位摆放
    摆放方式:新闻发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡,以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是:职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后。现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

7、新闻发布会的道具安排
    最主要的道具是麦克风和音响设备,一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等,相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,请好礼仪小姐迎宾。如果是在主办方内部安排发布会,也要酌情安排人员做记者引导工作。

8、新闻发布会礼仪安保培训
    召开新闻发布会是一件非常严肃的事情,而且在发布会当天也会有一些重要的嘉宾、人物出现,所以在召开新闻发布会时根据现场的流程安排,还有人员情况要对安保人员以及礼仪人员进行培训,对外让所有参加发布会的来宾都能感觉整场发布会井然有序,对内也保证整场发布会整个流程能够顺利进行。

9、彩排新闻发布会现场
    在新闻发布会的前4~5个小时,发布会的流程、发布会的人员调度,每一个细节步骤应该要怎么做,如果发现有问题需要去及时调整,去改正,让差错降到最低。

10、新闻发布会的制作经费预算
    费用应根据所举行新闻发布会策划的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

    新闻发布会活动策划事项会比较繁琐,也会存在一些问题和误区,如果你不了解这些问题的详细情况和误区而贸然去举办活动的话,会碰到很多问题。

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