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细节狂魔!关于“策划执行手册”你不知道的活动策划细节

时间:2022-08-25 17:25   点击:  来源:睿阳活动策划
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一、活动没有“彩排”,只有“现场直播”。

活动开始之前,你及你的活动小组可以花一周,一个月或者是三个月的时间进行活动的前期准备工作。一旦活动开始便无法停止或重演,活动可能按你所想象的一样如期顺利进行,也有可能因为你未考虑的因素而出现意外,导致活动无法继续、活动结果不如人意或是彻底失败。后者是所有人都不愿看到的结果,但却因我们这样那样的疏忽、不周全的考虑、失误及侥幸心理而时时在我们周围发生着。

 

二、魔力来源于细节。

“细节决定成败”完全可以成为一名活动策划者的座右铭。

1、动手。把你想到的有关活动的内容信息都写下来,包括已经确定的、需要再讨论的不确定因素等一切信息。随着活动准备的进行,随时更新你的记录,它将有助于你掌控整个活动准备的进度,使之按你的想法有条不紊地进行,那些不确定的因素、环节也将按计划一步步得以落实、确定。

2、动脑。在活动准备的各个阶段,你需要像放幻灯片一样反复地、一遍又一遍地想象活动整个流程及各个环节,有哪些细节没有考虑周全,哪些因素存在隐患,哪些地方可以做得更细更完善,考虑整个活动所有能考虑的细枝末节,确保在活动开始前排除所有可能威胁到活动顺利进行的不安全隐患。

3、谨记墨菲法则。可能会出错的事情一定会出错。

 

三、活动策划五步曲。

1、初步策划及费用预算

1)首先决定是否有必要举办该活动,该活动是否有价值。

2)决定活动规模。活动规模取决于:活动目的和资金。

活动目的:确定活动希望达到的目的,因为活动目的决定了你下一步如何制定活动计划。

活动资金:考虑两点。

A、是否有足够的资金举办此活动 ;

B、能预备多少资金举办此活动。

3)活动初步策划。

4)制作活动成本表,列出费用预算及支付计划。


2、活动时间

1)制定关键任务时间表(活动准备完成时间)

2)原则:确定活动时间,向前排出每天应当做的事,活动策划,确保在方案实施前一天将所有事情完全定下来,留足时间检查关键时刻的各种细节。

3)确保每一个工作人员在活动开始前处于精神饱满的最佳状态。

4)确保每一个重要截止时间成为你关键任务时间表上的一部分。注意来宾人数变更时间和活动在取消而不造成损失的最后日期。

5)工作表:

A、作用在于确认什么人做什么事,可比作一本工作流程手册,包含活动的所有信息,以便降低出错可能,减少因疏漏导致的意外。

B、安排专门人员负责准备该工作表,负责控制填入的信息。

C、工作单开头是一份“通讯录”,记录活动委员会成员的姓名、职务、电话号码甚至家庭电话。

D、将工作单提供给供应商和主要工作人员,并及时更新。

6)活动的时间安排:一年中的某一月,一星期中的某一天,一天中的某个时间。

A、考虑参会人员是否需要换装参会,时间是否充裕;

B、考虑参会人员从何处赶来,该时段的交通情况如何,能否按时赶到活动现场;

C、工作人员是否留有充足的时间在第一个客人到场前至少半小时赶到会场完成吃饭、停车、换装等个人准备;

D、会议开始前这个时段的停车位是否充足;

E、活动会持续多长时间,是否对参会人员次日的工作、生活造成影响,以至参会人员无法全心投入活动中。

 

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