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大型会务策划活动中的住宿安排怎么做

时间:2019-04-28   点击:  来源:会务策划公司
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    许多大型会务活动、国际会议的耗时都挺长的,所以这都会涉及到一个酒店住宿问题。大型会务策划中,住宿安排要怎么做呢?

大型会务策划活动中的住宿安排怎么做

一来,会务专员要确认会议住宿的程序

1、与饭店或酒店确认预订
    住宿安排是相当复杂并耗费时间的工作,人数的统计,住宿场地的选择和安排,如果有特殊情况需要调配也要及时处理,预留空间。还要及时将住房报告递交饭店,确认最后的订房数,这样既可保证会议的住宿需要,又可避免不必要的支出。同时,主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序,例如如何处理截止日期以后的住房预订。

2、与会住宿人员的确认。
    对与会人员进行统计,并确认与会者已经收到酒店的住宿表格,提前确认与会者的房间是否安排得当,并寄发确认函。会务策划公司的建议是,这件事最好不要由酒店来做,而是自己在收到住宿资料之后亲自寄送住宿通知。

3、会务娱乐活动
    会议期间还应考虑与会者的娱乐活动的需要,会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方。

二来要注意一些住宿安排的注意事项

1、选择会务住宿地点的要求
    在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时,要充分考察其基本设施是否齐全,安全性如何,价格是否合理,位置是否交通便利,环境是否安静、整洁,然后综合考虑选择。如果由与会者自己支付住宿费,就需选择几家价格、条件不等的住宿场地供其选择。

2、会务住宿的房间安排
    如果住宿由主办方支付费用,主办方可根据与会人员职务、年龄、性别、健康状况和房间条件综合考虑,统筹安排。从会务策划公司的经验来看,预定住宿的数量应略有富余为佳,以免遇到特殊情况。

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