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睿阳策划实战分享:广州会议会务策划五要素

时间:2021-08-11 09:46   点击:  来源:会务统筹公司
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       一般广州大型会议会务活动策划,会议会务统筹管理主要分5部分:会前准备(场地预定、策划方案、物料统筹、人员分工等)、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。会议会务统筹管理是核心,活动执行管理是目标。因此,要想成功举办一场大型的会议活动,前期的会议会务策划是关键。所谓会议会务策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使会议效果最佳。要想会议开得好,风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误,在不同的会议阶段有不同的表现,一般会议会务活动都具备以下特点:

1、必须有鲜明的目的性。
       不是一般的目的,而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的。假如一个机构的公关目标跟社会需求发生矛盾时,你作为该机构的公关顾问,应该怎样处理这个问题?一个组织的形象只有永远与社会协调同步,才有可能在社会环境中树立起良好的组织形象,如果靠欺骗的手法,即使一时占领了销售市场,或者说提高了市场占有率,但最终还是要退出这个市场的。国内过去有这样一个案例:商场为了促销,组织工作人员提着商品,在商场里走来走去,这绝对不符合公关的职业道德,这是一种欺骗行为,对树立企业的良好形象绝没有好处。因此,活动的目的性应该站在社会综合的立场上,并不仅仅是站在我们某一个企业的立场上。

2、严密的操作性。
       在组织大型活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次,策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。举办大型活动而导致酿成伤亡事故是不少的,丹麦在 2000 年举办了一个音乐会,就变成了一个8人死亡、 20 多人受伤的惨案。所以,大型活动的策划与实施的周密性,绝对不能掉以轻心。
 

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3、广泛的社会传播性。
       公关的大型活动本身就是一个传播媒体,其作用像一个大众传播媒介,只不过这个传播媒介在大型活动没有组织之前是不发生传播作用的,一旦这个活动开展起来,就能产生良好的传播效果,我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与,因此,大型活动的信息是通过媒介或者是通过公众传播的,这是我们在策划大型活动的过程中必须考虑到一个很重要的特点。

4、高投资性。
       一个大型公关活动要投入的资金和费用往往都是比较大的,绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神,但高投资是最基本的特点。如果不是特别的需要,一般不要动辄使用大型活动的手段。

5、合理的流程安排(参考)
       (1)盘点清查各种物品的准备情况。
       (2)确定能够到会的嘉宾,并建立与会代表数据库、打印表格。
       (3)相关人员带齐各种物品从组委会出发。
    (4)到达会场,开始会场外的布置。
       (5)开始会场内的布置,调试各种设备及网络。
       (6)会场布置完成,相关人员待命。
       (7)与会代表开始在会场门口聚集,等待入场。
       (8)开始入场,礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
    (9)播放视频
    (10)幕后音
       (11)开场白
       (12)领导入场、致辞(音乐)
       (13)专家演讲
       (14)结束语
       (15)欢送嘉宾出场
       (16)会场清理

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